L’articolo di Privacy Desk Suisse analizza su un caso specifico che chiama in causa l’IFPDP, l’Istituto Universitario Federale per la Formazione Professionale e una privata cittadina. Il punto chiave del caso è il diritto di accesso agli atti pubblici e ai dati personali di enti pubblici. L’Incaricato federale per la protezione dei dati personali ha espresso la sua opinione in merito.
L’Incaricato federale per la protezione dei dati personali (IFPDP) si è recentemente pronunciato sugli obblighi di trasparenza della pubblica amministrazione nei confronti dei cittadini. In particolare, il provvedimento che verrà esaminato (la Raccomandazione IFPDP del 17 dicembre 2020, pubblicata il 21 gennaio 2021) risulta interessante perché descrive con precisione il bilanciamento svolto dall’IFPDP tra il diritto alla riservatezza dei dati personali dei pubblici dipendenti che prendono parte ai procedimenti amministrativi ed il diritto del cittadino, che ne è coinvolto, di conoscerli.
Il caso in esame
Il caso in esame vede coinvolti, da una parte, una privata cittadina e, dall’altra, l’Istituto Universitario Federale per la Formazione Professionale (IUFFP).
L’IUFFP aveva ricevuto incarico da un ente di natura privata (l’Organisation du monde du travail de la médecine alternative suisse – OrTra MA) di gestire gli esami di abilitazione per l’accesso ad un determinato ambito professionale. La ricorrente, che non era stata giudicata idonea dall’ente esaminatore, chiedeva così di accedere agli atti delle prove d’esame sostenute e di conoscere l’identità della persona fisica che l’aveva esaminata.
La ricorrente sosteneva di avere il diritto di conoscere l’identità del proprio esaminatore in quanto l’IUFFP era soggetto alla Legge federale sulla Trasparenza della pubblica amministrazione.
Al contrario, lo IUFFP rifiutava di comunicare tale informazione per due motivi. Il primo era quello di tutelare la riservatezza dell’esaminatore. Il secondo era che l’IUFFP aveva ricevuto un mandato di tipo privato dalla OrTra MA e, pertanto, senza il consenso di quest’ultima, non poteva comunicare l’informazione richiesta.
La decisione dell’IFPDP ed il bilanciamento tra il diritto d’accesso ai dati della pubblica amministrazione ed il diritto alla riservatezza del pubblico dipendente
Di fronte ai numerosi rifiuti dell’IUFFP, la richiedente ha presentato istanza all’IFPDP, che le ha dato ragione, disponendo che l’IUFFP comunicasse alla richiedente gli atti della prova d’esame. Questo per i seguenti motivi:
- L’IUFFP è un ente regolato dal diritto pubblico (in particolare, l’Ordinanza federale istitutiva dello IUFFP e la Legge federale sulla formazione professionale) e come tale soggiace agli obblighi di trasparenza previsti dalla Legge federale;
- Seppure sia autorizzato dalla legge a svolgere attività per conto di enti privati, lo IUFFP non è stato in grado di dimostrare che l’attività svolta per conto dell’OrTra MA non rientrava tra i propri scopi istituzionali.
Pertanto, l’Incaricato Federale ha disposto che, in applicazione della Legge federale sulla trasparenza delle pubbliche amministrazioni, lo IUFFP permettesse alla ricorrente di esercitare il proprio diritto di accesso agli atti della sua prova d’esame.
Non solo. Infatti, secondo l’Incaricato Federale, la ricorrente aveva anche il diritto di conoscere l’identità del proprio esaminatore. Per giungere a questa decisione, l’IFPDP ha bilanciato i seguenti elementi.
Da una parte:
- la Legge sulla trasparenza, secondo la quale i documenti delle pubbliche amministrazioni contenenti dati personali siano comunicati, laddove possibile, in forma anonima;
- sempre la Legge sulla trasparenza prevede che il diritto d’accesso agli atti pubblici sia limitato, differito o rifiutato qualora l’accesso possa pregiudicare alla sfera privata di terzi, salvo che non rilevi un preponderante interesse pubblico.
Dall’altra parte:
- secondo l’IFPDP, poiché l’informazione voluta dalla richiedente è proprio il nome dell’esaminatore, non è possibile soddisfare il diritto d’accesso tramite l’invio di documenti anonimizzati;
- dovendosi comunicare documenti in forma non anonima, trova applicazione anche la Legge Federale sulla Protezione dei Dati (LPD), che ammette la comunicazione dei dati personali, da parte degli enti pubblici, in caso di esecuzione di un dovere pubblico e qualora sussista un interesse pubblico che prevalga sul diritto alla riservatezza del privato;
- citando il Tribunale Federale, l’IFPDP rileva che il principio di trasparenza della pubblica amministrazione è di fondamentale importanza nell’ordinamento svizzero in quanto permette di accrescere la fiducia dei cittadini e di rafforzare il carattere democratico delle istituzioni;
- i dati personali domandati dalla ricorrente non rientrano nella categoria dei dati sensibili, che avrebbero richiesto una maggiore protezione;
- l’incarico ricoperto dall’interessato (ossia l’esaminatore assunto presso un ente di natura pubblica) è un altro elemento di valutazione. A giudizio dell’Incaricato federale, infatti, gli impiegati presso l’amministrazione federale non possono godere, nell’esercizio delle proprie funzioni, dello stesso livello di riservatezza di qualunque altro cittadino. Questo specialmente quando tali lavoratori sono responsabili di procedimenti pubblici, oppure quando essi siano gli autori di determinati documenti (sul punto, l’IFPDP richiama anche alcuni precedenti sentenze del Tribunale Federale);
- la presenza di possibili conseguenze sulla sfera privata del pubblico dipendente. Secondo quanto indicato dall’Incaricato federale, infatti, lo IUFFP non ha saputo dimostrare la presenza di possibili effetti negativi che si sarebbero potuti verificare in capo alla persona dell’esaminatore.
In base al bilanciamento di tali elementi, l’Incaricato Federale ha deciso di disporre l’accesso agli atti in favore della ricorrente, senza che i documenti da cui risultasse il nome dell’esaminatore venissero resi anonimi.
Spunti pratici
La Raccomandazione dell’IFPFP che abbiamo analizzato presenta numerosi elementi d’interesse per le pubbliche amministrazioni che ricevono numerose richieste di accesso agli atti. Ricordiamo, infatti, che la LPD non si applica soltanto ai soggetti di diritto privato, ma coinvolge anche gli organi federali.
Pertanto, il bilanciamento condotto dall’Incaricato federale costituisce un punto di riferimento importante ai fini dell’accountability del titolare del trattamento. Innanzitutto perché fornisce un’interpretazione concreta delle norme sulla protezione dei dati personali, che prende le mosse dall’attività svolta dal titolare del trattamento e valuta, poi, quali siano i dati personali oggetto di comunicazione, il concreto interesse del richiedente, la base giuridica del trattamento e la presenza di possibili modalità alternative per soddisfare il diritto di accesso, meno invasive per l’interessato (questo in virtù del principio di minimizzazione).
Inoltre, come abbiamo visto, l’Incaricato federale indica chiaramente che la Legge federale sulla protezione dei dati non costituisce un sistema giuridico autonomo e separato, ma si relaziona con le numerose normative esistenti tra cui, la Legge federale sulla trasparenza.
Articolo a cura di Gianfranco Valsecchi | Legal Compliance Officer di Privacy Desk Suisse
